PeATE
Parapheur Electronique de l'Administration Territoriale de l'Etat
Contexte
Une initiative du SGAR Bretagne pour trouver une méthode et une solution numérique ENFIN adaptée aux usages concret dont interministériels de l’Administration Territoriales de l’État (ATE). Grâce au méthodologie et au cadre du laboratoire d’innovation TI Lab, une expérimentation d’usage avec des designers en immersion dans les services a pu être lancée durant l’été 2022. Suite aux résultats, “un livre de recette des conditions de réussite du déploiement du parapheur électronique” a été réalisé et une solution a pu être adaptée et évoluée au vu des besoins.
Problème
“Mais il est où mon parapheur ? “ Il y en a des centaines de millier de parapheurs papier/ carton qui circulent dans les administrations territoriales de l’État… Beaucoup se perde, d’autres mettent des semaines à atteindre leur signataire final… et impossible de gérer ces circuits de validation quant on est en télétravail ou à distance… PIRE … c’est une tragédie écologique le parapheur papier/ carton CAR tous coûts confondus il dégage, en moyenne, 6 fois plus de CO2 qu’un parapheur électronique (sans compter les forêts abattues pour nos ramettes de papier, l’encre de nos imprimantes qui polluent et le fait que ce parapheur avant d’être papier est préparé sur un ordinateur et qu’après signature les documents sont scannés pour notification ou diffusion…). “Pourquoi on a pas de solution de parapheur électronique adaptée aux usages interministérielles de l’administration territoriale de l’Etat?” En Bd ça donne quoi tous ces problèmes (lire “BD Service Oméga’) : https://www.parapheur-peate.fr/documents-cles
Solution
Un Parapheur Électronique est un outil numérique qui permet la gestion électronique des documents administratifs au sein d’une organisation. Il remplace les méthodes traditionnelles de gestion de documents papier, telles que l’impression, la signature manuelle et l’acheminement physique des dossiers.Concrètement, le Parapheur Électronique offre une plateforme sécurisée où les utilisateurs.rices peuvent consulter, annoter, signer et valider électroniquement les documents de manière collaborative. Il permet également de suivre et d’archiver les différentes étapes de traitement des documents, assurant ainsi une traçabilité et une transparence accrue. Il contribue à l’objectif zéro papier et à réduire la production de CO2 de nos administrations…
Stratégie
La démarche PeATE a commencée en 2022, initialement appelée EPE pour Expérimentation du Parapheur Électronique en Bretagne. Elle s’inspire des méthodologies du design pour tester la mise en place du parapheur électronique dans des services déconcentrés de l’État, en Bretagne. En observant les utilisateur.ice.s et en cherchant à identifier leurs besoins nous identifions les usages qui vont évoluer et ainsi proposer une conduite du changement appropriée.
Nous avons sélectionné la solution iXParapheur, éditée par SRCI (opérateur basé à Tours), car elle répond aux divers besoins de flexibilité et de paramétrage identifiés chez les utilisateurs. Les services expérimentateurs sont accompagnés d’une équipe de designers appliquant différentes méthodes permettant une conduite du changement sur-mesure. Ainsi, ils documentent et observent les agents pour capitaliser les retours d’expérience et concevoir des conditions de réussites pour les futurs déploiements.
En 2024, la dimension pleinement interministérielle de PeATE a été confirmée et donc le projet a basculé pleinement dans une trajectoire BetAGOUV OPI de l’Etat.
À propos
PeATE est portée par Opérateur de produits interministériels.
Ce service numérique est sponsorisé par Direction interministérielle du numérique , Direction interministérielle de la transformation publique , Ministère de l'intérieur et des Outre-mer - Direction des ressources humaines , Secrétariat Général aux Affaires régionales (SGAR) Bretagne
- Statistiques d'usage
- Technologies utilisées : ixbus - postgresql - websocket
- Code source (non disponible)
- Budget (non disponible)
- Analyse de risque (non disponible)
- Suivi des bonnes pratiques (non disponible)
- Accessibilité : partiellement conforme
- Sécurité : pas encore audité
En quelques dates
Investigation
1er mai 2022
Construction
1er mars 2023
Accélération
1er septembre 2024
Transfert
Pérennisé
L'équipe
Julien Kounowski
Intraprenariat
De l’innovation sociale (2010) à l’innovation et la transformation publique (à ce jour) Créateur et responsable du SIILAB, laboratoire d’innovation publique territorial Etat des Hauts-de-France (fin 2016 à fin 2020) Conseiller du Préfet de région au SGAR Bretagne sur l’innovation publique, la modernisation et le développement des usages numériques - administrateur des données de l’Etat en Bretagne - copilote Etat du Ti Lab, laboratoire d’innovation publique Etat- Région Intra-entrepreneur / product owner de produits numériques (actuellement) : DATA ETAT (https://www.dataregion.fr) , PeATE (https://www.parapheur-peate.fr), PorTreA (https://portrea.fr/)… AidESS (historiquement…)
Maelys Gloro
Design