Assistant RH

Contexte

L’analyse initiale de la DGAFP, menée en collaboration avec la DINUM, a pointé la situation avec le plus d’irritants comme étant celle des gestionnaires RH des secrétariats généraux communs départementaux (SGCD) au sein de l’administration territoriale de l’État (ATE).

Pour mémoire, le périmètre de l’ATE est composé du ministère de l’intérieur (MI), des ministères sociaux (MSO), du ministère de l’agriculture et de la souveraineté alimentaire (MASA), des ministères de l’aménagement du territoire et de la transition écologique (MATTE), et des ministères économiques et financiers (MEF).

Ce cas d’usage des SGCD sera priorisé dans la phase d’élaboration du nouveau produit.

On observe une hétérogénéité de l’organisation des pôles RH au sein des SGCD. Les gestionnaires RH peuvent en effet être organisés selon différentes logiques :

• ministérielle versus interministérielle

• par thématiques

• par catégorie des agents

Dans ce contexte, il en ressort que le gestionnaire RH dispose d’un portefeuille varié.

Problème

Une investigation a été réalisée début 2025 par la DINUM au sein de plusieurs SGCD conduisant à 41 entretiens avec des responsables ou gestionnaires RH. Des conseillers RH au sein des plateformes régionales d’appui interministériel à la gestion des RH (PFRH) ont également été auditionnés.

Principaux irritants remontés du terrain :

• Accéder à la source réglementaire à jour rapidement (l’accès à la source n’est pas homogène selon les ministères ; différentes plateformes de centralisation de l’information) ;

• Gérer une hétérogénéité forte des pratiques entre les ministères (l’utilisation de la circulaire ministérielle est privilégiée à la norme réglementaire interministérielle) ;

• Obtenir une réponse adaptée selon la situation de l’agent ;

• Ne pas être en capacité de répondre rapidement aux agents en raison de la complexité à naviguer dans l’information ;

• Commettre des erreurs / imprécisions dans les réponses aux agents ;

• Faire face à une pression continue dans le traitement des demandes des agents.

Conséquences :

• Allongement des délais de réponse ;
• Possibilités d’erreurs dans les réponses face à l’hétérogénéité des sources ;
• Augmentation de la pression et du stress au travail.
• Turn-over important des équipes des gestionnaires RH en SGCD.

Solution

Face à une question RH, une IA générative permettrait aux gestionnaires RH des SGCD de disposer d’une première analyse rapide basée sur un corpus réglementaire à jour.

L’objectif est d’obtenir une amélioration sensible du service rendu aux agents de l’ATE, d’améliorer les conditions de travail des gestionnaires RH des SGCD, d’installer les SGCD comme interlocuteur de référence pour toutes les questions RH (quel que soit le ministère dont relève l’agent), et de limiter la saisine des services d’administration centrale.

Objectifs à 6 mois

Pour l’expérimentation, on pose l’hypothèse que chaque agent RH des SGCD pourra gagner 5 à 10% de temps de travail grâce à la recherche automatique de sources et la formulation de réponses.

Hypothèses :

i) ¼ du temps de travail des SGCD est consacré aux réponses

ii) l’observation est réplicable entre plusieurs thématiques.

Indicateurs de résultat permettant d’évaluer l’atteinte des objectifs du projet, d’ici décembre 2025 :

● Amélioration de la qualité de vie au travail des agents RH des SGCD (amélioration de 20% mesuré dans un questionnaire de satisfaction) ;

● Taux de pertinence des sources supérieur à 65% ;

● Délai de réponse aux agents réduit de 20%.

À noter : il existe un potentiel de réduction du nombre de recours administratifs (hiérarchiques ou contentieux) grâce à une amélioration de la qualité des réponses données par les agents RH des SGCD

Selon les résultats observés, les étapes sont les suivantes :

à 6 mois : expérimenter sur un périmètre dans un premier temps restreint :

• 1 ministère de l’ATE

• 6 SGCD volontaires

• une thématique RH à fort enjeu et donc à fort impact

• Créer d’abord un wikiRH, puis définir une stratégie d’IA générative atteignable au vu du corpus collecté.

à 1 an : en fonction des résultats, élargir à tous les ministères de l’ATE en conservant les mêmes SGCD et la même thématique ;

à 18 mois : en fonction de l’impact de la thématique, élargir à tous les 100 SGCD (1200 gestionnaires RH) ;

à 2 ans : élargir à davantage de thématiques ;

à 3 ans : élargir à d’autres ministères hors périmètre ATE.

Il est important de souligner qu’il s’agit d’un projet qui s’inscrit dans la durée, car il faut que les données soient régulièrement actualisées afin de tenir compte des évolutions législatives et/ou réglementaires en matière RH.